Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении

Можно ли по закону удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении – удержание и правила возврата

По закону сотрудник должен отдыхать в соответствии с графиком, за каждый рабочий год он вправе получить минимум 28 календарных дней отдыха.

По согласованию с руководством отпуск может быть предоставлен авансом, когда недостаточно отпускного стажа, но отдых работнику очень требуется.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

В этом случае руководитель может пойти навстречу сотруднику, оформить ему отпуск и выплатить отпускные.

Если же работник после этого не отработает достаточного времени и уволится, то возникает излишне выплаченная сумма отпускных.

Можно ли ее удержать с работника?

Можно ли удержать с работника, отгулявшему отпуск авансом?

Работодатель может предоставить своему сотруднику оплачиваемый отпуск авансом. Это его право. Однако, поступая таким образом, нужно понимать и оценивать правильно все риски.

Возможна ситуация, что работник не отработает позже положенное время за использованный отпуск и напишет заявление об увольнении по собственному желанию.

Работодатель обязан будет принять заявление и уволить сотрудника по п.3 ст.77 ТК РФ. При этом излишне выплаченные отпускные придется либо прощать, либо пытаться вернуть.

По закону удержание отпускных из расчета при увольнении возможно, но только в пределах 20% от начисленной работнику суммы (ст.138 ТК РФ).

Если этих 20% не достаточно для возврата переплаты по отпускным, то остаток нужно требовать с работника, чтобы он его вернул сам.

Можно предложить работнику внести остаток в кассу организации добровольно.

При этом заставить сотрудника это сделать запрещено по закону.

Руководству придется либо договариваться с сотрудником о добровольном возврате денежных средств, либо простить долг, либо пытаться вернуть его через суд.

Работодатель не обязан удерживать из расчета при увольнении переплату за отпуск авансом.

Это его право по ст.138 ТК РФ, а не обязанность.

Если руководство хочет простить работнику этот долг, то это его полное право.

Когда не допускается?

Существуют некоторые ограничения по удержанию из заработной платы, они прописаны в ст.137 ТК РФ.

В частности, нельзя удерживать переплату отпускных в случае, если расторжение трудовых отношений оформляется по основанию из Трудового кодекса РФ:

  • п.8 ст.77 – отказ от перевода на другую работу по медицинскому заключению;
  • п.1 ст.81 – ликвидация фирмы;
  • п.2 ст.81 – сокращение штата или численности;
  • п.4 ст.81 – смена собственника организации (применимо для руководящего персонала);
  • п.1 ст.83 – призыв в армию;
  • п.2 ст.83 – восстановление ранее уволенного незаконно работника;
  • п.5 ст.83 – признание человека не способным к труду по медицинским показаниям;
  • п.6 ст.83 – смерть одной из сторон трудовых отношений;
  • п.7 ст.83 – чрезвычайные обстоятельства.

Если увольнение оформляется по указанным выше основаниям, то работодатель не имеет права удерживать что-либо из расчета сотрудника, в том числе и 20%.

Законные способы возврата излишне выплаченной суммы

Во-первых, 20% от суммы начисленного расчета при увольнении можно удержать совершенно законно на основании ст.138 Трудового кодекса.

При этом не нужно получать согласие увольняющегося, но рекомендуется оформить приказ об удержании.

Исключением являются случаи прекращения трудовых отношений, перечисленные выше.

Возможно, этих 20% будет достаточно, чтобы перекрыть суммы излишне выплаченных отпускных за отпуск, отгулянный авансом.

Если же это не так, то вернуть остаток переплаты с работника можно следующими законными путями:

  • Предложить работнику внести необходимую сумму в кассу организации или перечислить ее на расчетный счет.
  • Обратиться в судебные органы при отказе сотрудника осуществить добровольный возврат.

Других законных способов у работодателя нет.

Удерживать свыше 20% с увольнительного расчета у работодателя нет права.

Удержание 20% в счет излишне выплаченных отпускных производится в день расчета с увольняемым сотрудником – последний рабочий день перед уходом.

В этот же день сотруднику выдаются все документы, заполняется трудовая книжка, выплачиваются увольнительные.

Прежде, чем удерживать 20%, необходимо определить, чему равна сумма переплаты на дату увольнения.

Как рассчитать размер переплаты?

Чтобы произвести расчет излишне выплаченной суммы, которую нужно удержать при увольнении, необходимо выполнить следующие действия:

  • Шаг 1. Рассчитать отпускной стаж сотрудника – общий период работы, дающий право на ежегодный отпуск у данного работодателя.
  • Шаг 2. Посчитать количество положенных дней отдыха за этот период.
  • Шаг 3. Посчитать количество уже использованных дней на дату увольнения.
  • Шаг 4. Установить число дней отпуска, предоставленных авансом (отнять из использованных дней общую продолжительность за все время работы).
  • Шаг 5. Посчитать средний заработок на дату оформления последнего отпуска, предоставленного авансом.
  • Шаг 6. Умножить полученный среднедневной заработок на количество излишне отгулянных дней отпуска.

В итоге получается та сумма переплаты, которая подлежит возврату.

Что делать, если работник не хочет возвращать деньги?

Если сотруднику предложено вернуть переплату в добровольном порядке, но тот отказывается это делать, то выход только один – обратиться в судебные органы.

Однако обращение в суд не дает 100-процентной гарантии возврата денежных средств.

Мнения судебных органов расходятся в данном вопросе.

С одной стороны суд может встать на сторону работодателя, трактовав увольнение сотрудника ранее отработки использованного отпуска как нанесение ущерба работодателю по ст.248 и 391 ТК РФ.

С другой стороны, работодатель должен понимать, что его никто не заставлял предоставлять отпуск авансом.

Закон не требует обязательного предоставления отдыха по заявлению трудящегося. Это исключительно добровольное решение руководителя – пойти навстречу заявителю.

Сотрудник, решив уволиться по собственному желанию, не нарушает никаких законов. Тот факт, что он не отработал предоставленный ему авансом отпуск, не мешает ему уволиться.

Работодатель сам на свой страх и риск предоставляет оплачиваемый отдых авансом и должен понимать возможные негативные последствия данного поступка.

В большинстве случае суд встает на сторону работника. Тем не менее данный факт не мешает работодателю пытаться вернуть свои деньги в судебном порядке.

Пример

Сидоров устроился на работу с 01 апреля 2019.

С 10 июля 2019 он попросил отпуск авансом в количестве 28 дней.

Работодатель удовлетворил просьбу Сидорова и выплатил ему отпускные, при этом средний дневной заработок на момент оплаты составляя 1100 руб.

Выйдя на работу из отпуска, Сидоров решил уволиться и подал заявление об уходе 30 августа 2019 года.

Сумма расчета при увольнении (зарплата за отработанное время в августе) составила 12 000.

Сможет ли работодатель удержать излишне выплаченные отпускные с Сидорова?

  1. Дата подачи заявление – 30.08.2019, значит, дата увольнения – 13 сентября 2019.
  2. Отпускной стаж – с 01.04.2019 по 13.09.2019 – это 5 полных месяца.
  3. Отпускной стаж дает право на 5*2.33 дн. = 11.65 дней отпуска.
  4. Сидоров отгулял 28, значит, авансом ему предоставлено 28 – 11.65 = 16.35 дн.
  5. Отпускные за отпуск авансом = 16.35 * 1100 = 17 985 – такая сумма подлежит возврату.
  6. Работодатель может удержать с Сидорова = 12 000 * 20% = 2 400.
  7. Неудержанный остаток = 17 985 – 2 400 = 15 585.

Работодатель может предложить Сидорову вернуть 15 585 руб. добровольно в кассу или на расчетный счет.

Сидоров не обязан соглашаться и может отказать в возврате, получить свой расчет и уйти из организации.

Работодатель может либо забыть про долг, либо пойти с иском в суд. Однако итог судебного разбирательства неоднозначен.

Полезное видео

В каких случаях удержание с работника не производится — можно узнать из данного видео:

Выводы

Работодателю следует быть аккуратным при предоставлении отпуска авансом. Есть риск того, что работник не отработает позже положенный срок и уволится из организации.

Вернуть с него излишнюю сумму отпускных будет весьма сложно, если, конечно, сам работник не пойдет навстречу руководству и не внесет сумму долга в кассу компании.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 938-43-28 – Москва – ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-43-31 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ

+7 (800) 511-52-74 – Другие регионы – ПОЗВОНИТЬ

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

Когда появляются неотработанные отпускные?

Понять механизм появления неотработанных отпускных поможет следующий пример.

Выпускник технического университета Птичкин П. Н. устроился на вертолетный завод 01.07.2018, а в январе 2019 года получил право уйти в отпуск (абз. 2 ст. 122 ТК РФ) и воспользовался этой возможностью. Длительность его отпуска составила 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Детальнее о предоставлении отпуска и его продолжительности узнайте из статьи «Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)».

Во время отдыха он получил более выгодное предложение о работе и сразу после выхода из отпуска уволился с завода.

Таким образом, к моменту увольнения Птичкин П. Н. заработал только половину законного отпуска: 14 дней (6 мес. × 28 дней / 12 мес.), а использовал все 28 дней. Неотработанных к моменту увольнения дней отпуска оказалось 14 (28 – 14).

Поскольку перед уходом в отпуск сотрудник получил всю сумму отпускных, к моменту увольнения у него образовался долг перед фирмой за оплаченные авансом 14 дней отпуска.

ВАЖНО! Право на отпуск за первый рабочий год возникает спустя полгода работы в организации (ст. 122 ТК РФ). Последующие отпуска оформляются согласно утвержденному графику.

К чему может привести отсутствие в компании графика отпусков, см. в материале «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

«Отпускные» права и обязанности

При разрыве трудовых отношений работодатель должен выполнить множество обязательных действий, регулируемых трудовым законодательством. В их числе обязанность выдачи работнику всего заработанного им к моменту увольнения.

Отпускные выплаты — один из элементов окончательного расчета с увольняющимся сотрудником. Их состав зависит от того, сколько накоплено неотгулянных отпускных дней и воспользовался ли сотрудник в текущем периоде своим правом на отпуск (ст. 127 ТК РФ).

Об обстоятельствах, влияющих на расчет отпускных дней при расторжении трудового договора, см. в материале «Как рассчитать количество дней отпуска при увольнении?».

Помимо указанной обязанности у работодателя есть право — удержать из дохода увольняющегося работника сумму авансовых отпускных (ст. 137 ТК РФ).

Реализовать указанное право можно не во всех случаях. Если увольнение сотрудника происходит по основаниям, перечисленным в ст. 137 ТК РФ, удержать с него излишне выплаченные отпускные не получится. Например, подобный запрет на удержание касается ситуации увольнения по причине сокращения штата или закрытия фирмы, а также в иных предусмотренных законодательством случаях.

Кроме того, работодатель может разобраться с долгом работника иным способом. Об этом поговорим в следующем разделе.

Как рассчитать количество дней отпуска в 2018 году, узнайте из этой публикации.

Можно ли обойтись без удержаний?

Избежать удержаний можно, подписав соглашение о прощении долга. Простить долг работнику — значит не поднимать вопрос о наличии долга и не требовать его погашения.

В обыденной жизни урегулирование задолженности между физическими лицами посредством ее прощения для обеих сторон сделки не влечет никаких последствий. В ситуации же, когда одной из сторон выступает юридическое лицо, прощение долга влечет дополнительную бумажную волокиту, а также требует корректировки налоговых обязательств.

В начале оформления процедуры прощения отпускного долга потребуется составить документ, в котором отразится воля сторон по погашению задолженности. Таким документом может выступать соглашение о прощении долга по отпускной переплате.

Составление такого документа подобно аналогичным соглашениям, составляемым в процессе обычного делового оборота. После названия документа указываются дата и место его составления, вслед за которыми обозначаются стороны соглашения и приводится его основной текст. Он может быть следующего содержания:

«…Работодатель освобождает работника от возврата задолженности за 14 неотработанных дней отпуска в сумме 10 025 (десять тысяч двадцать пять) рублей, возникшей в связи с его увольнением по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ до окончания рабочего года, в счет которого он использовал ежегодный оплачиваемый отпуск…»

Завершающими элементами соглашения являются реквизиты и подписи сторон.

О последующих шагах прощения долга по неотработанным отпускным читайте в следующем разделе.

Налоговые нюансы прощения отпускного аванса

Подписанное сторонами соглашение о прощении долга автоматически запускает механизм налоговых корректировок, связанных с этим событием.

Для работника пересчет налоговых обязательств к материальным потерям не приводит — налог с его дохода в виде прощеного долга уже был удержан при выплате ему отпускных. Изменение статуса полученной суммы с отпускных на некий бонус от работодателя (прощение долга) влияния на налоговые обязательства по НДФЛ не оказывает.

Что делать с НДФЛ, если работник добровольно погашает долг по авансовым отпускным, см. в материале «НДФЛ с неотработанных отпускных подлежит возврату».

У работодателя ситуация иная. В связи с «актом доброй воли» в отношении работника придется пересчитывать налог на прибыль. При этом возникает необходимость исключить из расходов сумму неотработанных отпускных (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ). Налоговики считают такие расходы экономически необоснованными (письмо УФНС по городу Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).

В отношении начисленных на сумму неотработанных отпускных страховых взносов необходимо отметить, что основания в их пересчете отсутствуют — они начислялись в рамках трудовых отношений. Правомерность их учета в составе налоговых расходов чиновниками Минфина не оспаривается (письмо от 23.04.2010 № 03-03-05/85).

Методика расчета авансовых отпускных

Если работодатель не склонен проявлять щедрость и прощать работнику неотработанные суммы, бухгалтерии придется потрудиться. Алгоритм их расчета включает следующие этапы:

  • определение числа неотработанных дней отпуска;
  • уточнение сведений о среднем дневном заработке;
  • расчет суммы авансовых отпускных.

Определяем количество дней неотработанного отпуска. Для расчета применим формулу:

КДно и КДио — количество дней отпуска, неотработанных и использованных соответственно;

КДо — продолжительность очередного отпуска;

КМ — количество месяцев работы на данном предприятии.

Например, за время работы сотрудник фирмы часть отпусков использовал не в полном объеме, а в рабочем году перед увольнением его отдых прошел в полном соответствии с графиком отпусков. В результате на момент увольнения у него образовались «двусторонние» отпускные: не отгулянные за прошлый период (15 дней) и авансовые за недоработанный текущий год (10 дней). При таком раскладе работодатель вместо удержания за неотработанные дни отпуска обязан выдать работнику компенсацию за неиспользованные дни.

Если бы работник не имел в предыдущих периодах не полностью использованных отпусков, то по результатам этого расчетного этапа число неотработанных отпускных дней составило бы 10, и для расчета авансовых отпускных бухгалтеру пришлось бы перейти к следующему шагу расчетного алгоритма.

Уточняем сведения о заработке и рассчитываем неотработанные отпускные.

Этот этап связан не только с вычислениями, но и с уточнением имеющейся информации. Бухгалтеру придется поднять сведения о среднедневном заработке, исходя из которого работнику оплатили отпускные дни. Расчет этого показателя уже был произведен ранее (перед уходом работника в отпуск).

Сумма отпускных за неотработанный период отпуска (∑Онд) рассчитывается исходя из количества дней неотработанного отпуска (КДно) и среднедневного заработка (СЗ) по формуле:

Дополнительные корректировки понадобятся в том случае, если в период отдыха работника всем сотрудникам фирмы повысили зарплаты. Особое значение имеет дата этого мероприятия — от нее отсчитывается период отпуска, оплату за который придется корректировать на повышающий коэффициент.

Последовательность действий в этой ситуации следующая: от даты окончания отпуска отсчитываются неотработанные дни, и определяется, сколько дней попадает на временной отрезок после повышения зарплаты (а сколько до этого события). Среднедневной заработок для этих периодов будет разным из-за применения корректирующего коэффициента.

Сумма неотработанных отпускных будет рассчитываться по усложненной формуле:

КД0 и КД1 — неотработанные дни отпуска до и после повышения зарплаты;

СЗ0 и СЗ1 — средний дневной заработок, рассчитанный для оплаты отпускных и увеличенный на коэффициент соответственно.

Пример расчета авансовых отпускных

Менеджер ООО «Бриз» Гаврилов Р. Н. увольняется, использовав в текущем году отпуск стандартной продолжительности (28 дней). На момент разрыва трудовых отношений с работником бухгалтер ООО «Бриз» располагал следующей информацией:

  • количество полученных от работодателя авансом дней отпуска — 12;
  • среднедневной заработок для расчета отпускных — 1 120 руб.
  • во время нахождения работника в отпуске в компании повысились оклады — повышение произошло 20 мая и затронуло весь рабочий коллектив;
  • окончание отпуска Гаврилова Р. Н.пришлось на 30 мая;
  • оклад работника до и после повышения составил 25 000 и 28 000 руб. соответственно.

Расчет специалист бухгалтерии начал с определения неотработанных отпускных дней, приходящихся на период после повышения окладов. Из 12 авансированных отпускных дней на период после повышения пришлось 11 дней (с 20 по 30 мая), на неотработанные дни отдыха, оплачиваемые без учета повышающего коэффициента, приходится 1 день (12 – 11).

Бухгалтер произвел следующий расчет, используя формулу из предыдущего раздела:

∑Онд = 1 день × 1 120 руб. + 11 дней × [1 120 руб. × (28 000 руб. / 25 000 руб.)] = 14 918,40 руб.

Такая сумма на момент увольнения Гаврилова Р. Н. составила его задолженность перед работодателем как полученная, но не отработанная.

Какую часть этого долга получится вернуть работодателю, расскажем в следующем разделе.

О том, как порядок предоставления отпуска может измениться, см. здесь.

Удержание за использованный отпуск при увольнении

Полученная в результате расчета величина не отработанных сотрудником отпускных и сумма, которую можно удержать из его дохода, совпадают не всегда.

ВАЖНО! Сумма удержаний ограничена законодательно (ст. 138 ТК РФ) и составляет 20% от получаемого работником дохода. В отдельных случаях разрешено превысить установленное ограничение до величины, не превышающей половины от полученного дохода.

Следует учесть, что кроме авансовых отпускных у сотрудника могут быть и иные обязательства (по исполнительным листам, в связи с возмещением ущерба и т. д.). Тогда и они в совокупности с авансовыми отпускными не должны превысить указанного ограничения размера удержания.

Бухгалтеру необходимо выяснить, какую часть рассчитанной суммы неотработанных отпускных можно вычесть из доходов сотрудника. Если иных удержаний у него нет, а размер полученных авансом отпускных составляет менее 1/5 части получаемой при увольнении суммы, проблем не возникает — авансированные отпускные можно удержать в полном объеме.

Если установленное ст. 138 ТК РФ ограничение не позволяет работодателю возместить полностью указанную сумму, можно попытаться предпринять следующее:

  • попросить работника добровольно погасить оставшуюся часть долга;
  • обратиться для решения вопроса о взыскании в судебные органы (ст. 382-383 ТК РФ);
  • простить остаток задолженности.

Каждый из перечисленных способов имеет свои нюансы. Например, добровольное погашение долга влечет пересчет НДФЛ, а прощение долга приводит к корректировке обязательств по налогу на прибыль.

Судебный путь решения вопроса, как показывает практика, не всегда в пользу работодателя. Например, в апелляционном определении Верховного суда Республики Карелии от 11.01.2013 № 33-111/2013 суд встал на защиту интересов работодателя, а в постановлении президиума Ростовского областного суда от 15.09.2011 № 44г-109 по аналогичному вопросу высказана противоположная точка зрения.

Что устанавливает ТК РФ в отношении удержаний из зарплаты, узнайте из этой статьи.

Итоги

Удержание за неотработанный отпуск при увольнении производится из получаемых работником сумм окончательного расчета. В отдельных законодательно установленных случаях такие удержания не разрешаются или ограничиваются.

Как рассчитать и учесть долг работника за неотработанные дни отпуска при увольнении

Случается, что работник увольняется до конца рабочего года, отпуск за который он уже отгулял авансом. В большинстве случаев вы сможете удержать с увольняющегося работника суммы отпускных за неотработанные дн и ст. 137 ТК РФ . Для этого достаточно распоряжения руководителя об удержании этой суммы из денег, причитающихся работнику при окончательном расчете. Согласия работника на это не требуется.

Но есть ограничение — удержать можно не более 20% от выплачиваемой работнику на руки сумм ы ст. 138 ТК РФ . Если долг работника больше, то он может погасить его добровольно.

Если же он не согласен вернуть переплаченные отпускные, которые нельзя удержать при увольнении, их можно попробовать взыскать в судебном порядк е ст. 1102, ст. 1109 ГК РФ . Или же простить работнику задолженность и ничего с него не удерживать.

Мы расскажем о том, как рассчитать сумму задолженности работника и как ее удержание влияет на налоговый учет.

Рассчитываем сумму задолженности

ШАГ 1. Определяем количество неотработанных дней отпуска

* Если работник отработал последний рабочий месяц менее чем наполовину, то такой месяц не нужно учитывать, а если он отработал половину или более половины месяца, то такой месяц округляем до полного месяц а п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.30 № 169; ст. 423 ТК РФ .

Имейте в виду, число неотработанных дней отпуска, которое у вас в результате получится, можно округлить до целого числа. Это не запрещено ТК Р Ф Письмо Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 № 4334-17 . Но округлять можно только в пользу работника, а поскольку вы производите удержание, то, например, 2,33 округляете до 2 календарных дне й статьи 8, 9 ТК РФ .

ШАГ 2. Рассчитываем сумму неотработанных отпускных

При расчете вам понадобятся сведения о среднем заработке, исходя из которого вы оплачивали работнику отпуск. Эта информация у вас уже есть.

Брать при расчете средний дневной заработок на момент увольнения нельзя.

При подсчете не отработанных сотрудником дней отпуска у вас вряд ли получится целое число. Его можно округлить, но только в пользу работника, то есть в меньшую сторону

Если же получилось так, что у работника количество неотработанных дней отпуска больше, чем продолжительность последнего отпуска (например, таких дней 10, а последний отпуск продолжался 7 дней), то вам нужно поднять информацию о среднем заработке еще и за предыдущий отпуск. И соответственно, часть задолженности работника (за 7 дней) посчитать исходя из среднего заработка в период последнего отпуска, а часть (за 3 дня) — исходя из среднего заработка в период предыдущего отпуска.

Ситуация несколько усложнится, если во время отпуска работника в целом по организации (или по структурному подразделению) повышались зарплаты. В этом случае на повышающий коэффициент увеличивается часть отпускных с момента повышения до окончания отпуск а п. 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 .

То есть по календарю от последнего дня отпуска нужно отсчитать количество неотработанных дней отпуска и определить, сколько дней приходится на период после дня повышения зарплаты, а сколько — до этой даты (если такие дни есть). Например, отпуск у работника был с 18 июля по 7 августа. Неотработанных дней — 12. Повышение зарплаты было с 1 августа. Тогда количество неотработанных дней отпуска после повышения — 7.

И после этого нужно рассчитать сумму отпускных за неотработанные дни отпуска по следующей формуле:

Отражаем в налоговом учете и отчетности

С суммы ранее выплаченных работнику отпускных был удержан НДФЛ, на эту сумму были начислены страховые взносы во внебюджетные фонды. Сама сумма отпускных была включена в расходы для целей налогообложения прибыли. А теперь оказывается, что часть отпускных была выплачена работнику излишне. Что же делать с налогами и взносами? Как их скорректировать?

В отдельных случаях, перечисленных в ТК РФ, удержание отпускных за неотработанные дни отпуска запрещено. Например, при прекращении трудового договора в связи с призывом работника на военную служб у п. 1 ч. 1 ст. 83, ст. 137 ТК РФ .

Сразу скажем, что долг перед работодателем за неотработанные дни отпуска возникает не потому, что отпуск был предоставлен работнику с нарушением закона, а потому, что работник увольняется до конца рабочего года, за который ему был предоставлен отпус к статьи 122, 123 ТК РФ . Следовательно, на момент предоставления отпуска отпускные были выплачены правомерно — ошибки не было. И никаких исправлений в периоде предоставления отпуска в налоговом учете делать не нужно. Все корректировки, которые возникают в связи с удержанием сейчас с работника долга по неотработанным отпускным или прощением ему этих сумм, будут учитываться в периоде увольнения.

Закрываем долг

Сначала рассмотрим ситуацию, когда либо вы удерживаете долг из зарплаты работника при окончательном расчете, либо он сам вносит эту сумму в кассу организации.

Тогда и сумму отпускных, которую вернул работник, и суммы страховых взносов, которые были излишне начислены на нее, необходимо включить во внереализационные доходы в месяце увольнения работника. Так советует учитывать эти суммы Минфин Росси и ст. 250 НК РФ; Письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-03-05/224 .

А как быть с НДФЛ? Ведь при выплате отпускных с работника удержали налога больше, чем нужно. Получается, что теперь надо часть налога ему вернуть? Так ли это и как заполнить справку о доходах физического лица по форме в нашей ситуации, нам рассказали в Минфине России.

Из авторитетных источников

“ Если работодатель удерживает отпускные за неотработанные дни отпуска при увольнении, то в регистре налогового учета по НДФЛ и справке данные о выплаченной работнику сумме отпускных и удержанной с них сумме НДФЛ в месяце выплаты отпускных корректировать не нужно. А в месяце увольнения и в регистре, и в справке нужно отразить сумму, начисленную работнику при окончательном расчете, за минусом части отпускных за неотработанные дни отпуска, которую удержал работодатель. При этом сумму НДФЛ с последней выплаты работнику нужно уменьшить на сумму НДФЛ с части отпускных за неотработанные дни отпуска, которую удержал работодатель.

После того как работодатель принял решение об удержании отпускны х ст. 137 ТК РФ , он должен не позднее 10 рабочих дней письменно сообщить работнику о том, что с суммы отпускных за неотработанные дни отпуска был излишне удержан НДФЛ. А работник должен написать заявление на возврат излишне удержанного и перечисленного в бюджет НДФ Л п. 1 ст. 231 НК РФ .

Но при этом перечислять излишне удержанный НДФЛ на счет работника не нужно. На эту сумму можно просто уменьшить долг работника по НДФЛ, рассчитанный с последней выплаты ему ” .

Как же рассчитать сумму НДФЛ с части отпускных за неотработанные дни отпуска?

Если какие-либо вычеты (стандартные, имущественный) работнику не предоставлялись, то все просто.

Но если сотруднику предоставлялись какие-либо вычеты по НДФЛ, расчет будет сложнее.

Рассмотрим конкретный пример.

Пример. Расчет суммы задолженности за неотработанные дни отпуска при увольнении

/ условие / Работник принят на работу с 1 сентября 2010 г. С 3 по 31 мая 2011 г. ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск за первый год работы (28 календарных дней). За время отпуска ему были начислены отпускные в размере 19 047,62 руб.

30 июня 2011 г. он уволился по собственному желанию.

Зарплата за вторую половину июня 2011 г., начисленная работнику при окончательном расчете, составляет 10 476,19 руб.

Вычеты по НДФЛ работнику не предоставляются.

/ решение / Алгоритм действий такой.

ШАГ 1. Определяем количество неотработанных календарных дней отпуска, с учетом того что на момент увольнения работник отработал в организации 10 месяцев:

28 дн. – (28 дн. / 12 мес. х 10 мес.) = 28 дн. – (2,33 дн. х 10 мес.) = 4,66 дн.

ШАГ 2. Рассчитываем сумму долга работника за неотработанные дни отпуска:

19047,62 руб. / 28 дн. х 4,66 дн. = 3170,07 руб.

НДФЛ с этой суммы равен 412 руб. (3170,07 руб. х 13%).

То есть задолженность работника без НДФЛ составляет:

3170,07 руб. – 412 руб. = 2758,07 руб.

ШАГ 3. Определяем предельный размер удержания из зарплаты при окончательном расчете. Сумма без НДФЛ, исходя из которой он определяется, составляет:

10 476,19 руб. – (10 476,19 руб. х 13%) = 9114,19 руб.

Предельная сумма, которую можно удержать с работника, составляет:

9114,19 руб. х 20% = 1822,84 руб.

Получается, что из зарплаты работника можно удержать только эту сумму, хотя долг работника (2758,07 руб.) больше.

Оставшуюся часть долга руководитель решил с работника не взыскивать.

ШАГ 4. Определяем сумму к выплате работнику:

10 476,19 руб. – 1822,84 руб. – (10 476,19 руб. – 1822,84 руб.) х 13% = 7528,35 руб.

Рассчитать долг работника за не отработанный им отпуск не так уж и сложно. Но скорректировать налоговый учет и отчетность на эту сумму настолько проблематично, что проще закрыть глаза на излишне выплаченные отпускные

Теперь поговорим о страховых взносах. Отпускные работнику были выплачены в сумме большей, чем нужно. Следовательно, база по взносам была завышена. Но, как мы уже сказали, все корректировки мы будем вносить в текущем периоде — в периоде увольнени я Письмо Минздравсоцразвития России от 28.05.2010 № 1376-19 .

То есть пересчитывать страховые взносы в периоде выплаты отпускных не придется.

Из-за удержания неотработанных отпускных работник получит при окончательном расчете денег меньше. И именно на эту уменьшенную сумму вы начислите страховые взнос ы п. 1 ст. 11, ст. 17 Федерального закона от 24.07.2009 «О страховых взносах. » .

Так, в рассмотренном выше примере база для начисления страховых взносов составит 8653,35 руб. (10 476,19 руб. – 1822,84 руб.). Именно исходя из этой суммы нужно показать в персонифицированной отчетности по форме за полугодие 2011 г. сумму начисленных взносов за июнь 2011 г.

Но если сумма выплат, начисленных работнику в квартале увольнения, меньше суммы задолженности за неотработанные дни отпуска, то придется корректировать персонифицированную отчетность по этому работник у Письмо ПФР от 19.05.2011 № 08-26/5404 . О том, как правильно это сделать, нам рассказали в ПФР.

Из авторитетных источников

“ Если в расчетном (отчетном) периоде работодатель удерживает отпускные за неотработанные дни отпуска, которые были начислены в предыдущие отчетные периоды, то может образоваться отрицательная сумма доначислений.

В этом случае формируются корректирующие сведения по формам или за период, в котором работнику был предоставлен отпуск, и они представляются в ПФР вместе с исходными сведениями персонифицированного учета за отчетный период, в котором произведено удержание неотработанных отпускных с работника.

При этом сумма, указанная в форме должна быть равна сумме, учтенной в последнем расчете по форме представленном в Пенсионный фонд. Необходимости во внесении изменений в ранее представленный расчет по страховым взносам нет ” .

Обратите внимание, что корректировать в периоде, когда работник отгулял отпуск авансом, нужно только начисленные взносы в ПФР. По уплаченным взносам корректировка не требуется.

Пример. Отражение в персонифицированной отчетности отрицательной суммы доначислений по страховым взносам в ПФР при удержании долга с работника

/ условие / Симонов А.А., 1957 года рождения, увольняется 1 июля 2011 г.

Ставка пенсионных взносов на финансирование страховой части трудовой пенсии по нему равна 26%.

Симонов А.А. отгулял отпуск авансом в I квартале 2011 г. Начисленные и уплаченные по нему за этот период страховые взносы составили 15 000 руб. По распоряжению руководителя при увольнении необходимо удержать с него сумму отпускных за неотработанные дни отпуска.

Зарплата за 1 день, отработанный в июле, составила 1000 руб., неотработанные отпускные равны 1500 руб. То есть в результате удержания долга с работника сумма доначисления взносов по нему за июль будет отрицательная: ((1000 руб. – 1500 руб.) х 26%).

По всем другим работникам (кроме Симонова А.А.) в III квартале 2011 г. начислены страховые взносы в сумме 25 000 руб. А уплачено в III квартале 24 870 руб. (25 000 руб. – 130 руб.).

/ решение / Исходная форма за 9 месяцев 2011 г. будет выглядеть так.

Правила и ограничения при удержании отпускных, выплаченных авансом, при увольнении

Когда гражданин официально увольняется, работодатель должен окончательно с ним рассчитаться. При этом выбывающему работнику выплачиваются денежные суммы, полагающиеся ему за фактически отработанные дни и неиспользованные отпуска.

Если трудовое соглашение расторгается до завершения рабочего года, в котором уходящему сотруднику уже предоставлялся оплачиваемый отпуск, работодатель вправе потребовать от него надлежащее возмещение неотработанного времени. То есть излишне выплаченные отпускные можно удержать с работника, но при соблюдении определенных правил и ограничений.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 – Москва – ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 – Другие регионы – ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Можно ли удержать излишне выплаченные отпускные?

Как установлено статьей 122 Трудового кодекса РФ, наемному работнику ежегодно должен предоставляться оплачиваемый отпуск. При этом за первый год работы гражданин вправе оформить такой отпуск только в том случае, если он непрерывно трудился у конкретного работодателя минимум 6 месяцев.

Ежегодный отдых с денежным содержанием может предоставляться сотруднику до окончания шестимесячного периода, если стороны – работодатель и работник – достигнут соответствующего соглашения.

Определенным категориям работников, оговоренным статьей 122 ТК РФ, оплачиваемый отпуск в обязательном порядке предоставляется досрочно – до завершения шестимесячного периода непрерывного работы, – если данный работник попросил (заявил) об этом.

За последующие годы трудовой деятельности (второй год и так далее) оплачиваемый отпуск может оформляться сотруднику в любое время на протяжении рабочего года. При этом обязательно учитывается очередность ежегодных отпусков, регламентированная данным работодателем.

Иными словами, отработав полгода у конкретного работодателя, гражданин может взять ежегодный оплачиваемый отдых, продолжительность которого не превышает 28 календарных дней. Такое право у него имеется, несмотря на то, что за шестимесячный период непрерывной работы он заслужил только 14 календарных дней оплачиваемого отпуска.

Получается, что дополнительные 2 (две) недели предоставляются наемному сотруднику авансом – он обязан их отработать на протяжении последующих 6 (шести) месяцев рабочего года.

Если до завершения конкретного рабочего года гражданин, который авансом использовал время ежегодного отпуска, пожелает уволиться, работодатель сможет удержать с него надлежащую компенсацию излишне выплаченных отпускных.

Руководство организации вправе сделать это, поскольку сотрудник, пожелавший прекратить трудовые отношения, не станет отрабатывать полученные отпускные до завершения рабочего года.

Если следовать нормам статьи 138 ТК РФ, работодатель при увольнении может удержать максимум 20% от суммы полного расчета, выплачиваемого работнику.

Работодатель не обязан удерживать компенсацию за излишне выплаченные отпускные с выплат, причитающихся увольняющемуся работнику. Однако у него имеется такое право.

Если директор компании захочет использовать данную возможность, ему не потребуется для этого согласие самого сотрудника, авансом получившего отпускные. Он может самостоятельно произвести удержание в размере 20% по факту начисления расчета при увольнении.

Если у данного работника отсутствует достаточная сумма расчета для возврата всей переплаты по отпускным (либо её нет, либо удерживаемая сумма оказалась больше, чем 20% от выплат), то недостающую сумму сотрудник вправе погасить обязательства добровольно.

Работодатель не может заставить работника вернуть излишнюю переплату по отпускным, сверх 20%, которые можно удержать при увольнении. Можно только предложить сотруднику, чтобы тот вернул сам в кассу организации ту часть отпускных, выплаченных за отпуск авансом, которую нет возможности удержать при расторжении трудового договора.

Когда удержание с работника не допускается?

Гражданин не должен возмещать работодателю излишне вплаченные отпускные за отпуск, предоставленный авансом, если он увольняется до завершения соответствующего рабочего года по основаниям, упомянутым в статье 137 ТК РФ.

Когда нельзя удержать отпускные, выданные авансом, при увольнении:

Правила и ограничения при удержании отпускных, выплаченных авансом, при увольнении

Когда гражданин официально увольняется, работодатель должен окончательно с ним рассчитаться. При этом выбывающему работнику выплачиваются денежные суммы, полагающиеся ему за фактически отработанные дни и неиспользованные отпуска.

Если трудовое соглашение расторгается до завершения рабочего года, в котором уходящему сотруднику уже предоставлялся оплачиваемый отпуск, работодатель вправе потребовать от него надлежащее возмещение неотработанного времени. То есть излишне выплаченные отпускные можно удержать с работника, но при соблюдении определенных правил и ограничений.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 490-27-62 – Москва – ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 603-45-17 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ

+8 (800) 500-27-29 доб.849 – Другие регионы – ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Можно ли удержать излишне выплаченные отпускные?

Как установлено статьей 122 Трудового кодекса РФ, наемному работнику ежегодно должен предоставляться оплачиваемый отпуск. При этом за первый год работы гражданин вправе оформить такой отпуск только в том случае, если он непрерывно трудился у конкретного работодателя минимум 6 месяцев.

Ежегодный отдых с денежным содержанием может предоставляться сотруднику до окончания шестимесячного периода, если стороны – работодатель и работник – достигнут соответствующего соглашения.

Определенным категориям работников, оговоренным статьей 122 ТК РФ, оплачиваемый отпуск в обязательном порядке предоставляется досрочно – до завершения шестимесячного периода непрерывного работы, – если данный работник попросил (заявил) об этом.

За последующие годы трудовой деятельности (второй год и так далее) оплачиваемый отпуск может оформляться сотруднику в любое время на протяжении рабочего года. При этом обязательно учитывается очередность ежегодных отпусков, регламентированная данным работодателем.

Иными словами, отработав полгода у конкретного работодателя, гражданин может взять ежегодный оплачиваемый отдых, продолжительность которого не превышает 28 календарных дней. Такое право у него имеется, несмотря на то, что за шестимесячный период непрерывной работы он заслужил только 14 календарных дней оплачиваемого отпуска.

Получается, что дополнительные 2 (две) недели предоставляются наемному сотруднику авансом – он обязан их отработать на протяжении последующих 6 (шести) месяцев рабочего года.

Если до завершения конкретного рабочего года гражданин, который авансом использовал время ежегодного отпуска, пожелает уволиться, работодатель сможет удержать с него надлежащую компенсацию излишне выплаченных отпускных.

Руководство организации вправе сделать это, поскольку сотрудник, пожелавший прекратить трудовые отношения, не станет отрабатывать полученные отпускные до завершения рабочего года.

Если следовать нормам статьи 138 ТК РФ, работодатель при увольнении может удержать максимум 20% от суммы полного расчета, выплачиваемого работнику.

Работодатель не обязан удерживать компенсацию за излишне выплаченные отпускные с выплат, причитающихся увольняющемуся работнику. Однако у него имеется такое право.

Если директор компании захочет использовать данную возможность, ему не потребуется для этого согласие самого сотрудника, авансом получившего отпускные. Он может самостоятельно произвести удержание в размере 20% по факту начисления расчета при увольнении.

Если у данного работника отсутствует достаточная сумма расчета для возврата всей переплаты по отпускным (либо её нет, либо удерживаемая сумма оказалась больше, чем 20% от выплат), то недостающую сумму сотрудник вправе погасить обязательства добровольно.

Работодатель не может заставить работника вернуть излишнюю переплату по отпускным, сверх 20%, которые можно удержать при увольнении. Можно только предложить сотруднику, чтобы тот вернул сам в кассу организации ту часть отпускных, выплаченных за отпуск авансом, которую нет возможности удержать при расторжении трудового договора.

Когда удержание с работника не допускается?

Гражданин не должен возмещать работодателю излишне вплаченные отпускные за отпуск, предоставленный авансом, если он увольняется до завершения соответствующего рабочего года по основаниям, упомянутым в статье 137 ТК РФ.

Когда нельзя удержать отпускные, выданные авансом, при увольнении:

Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении

Удержания из зарплаты осуществляются на основании распоряжения нанимателя, исполнительных документов и по просьбе работающего гражданина. Необходимые для этого действия выполняются в установленном порядке. К подобным излишним выплатам причисляют неотработанные авансы, нерастраченные подотчетные суммы и т. п. Расскажем в статье, как работодателю можно вернуть излишне выплаченные отпускные при увольнении.

Излишние выплаты отпускных: когда наниматель вправе вернуть деньги

Нередкими являются ситуации, когда нанимателю при увольнении приходиться возвращать избыточные выплаты по ранее выданным отпускным. Если работающий гражданин увольняется задолго до окончания рабочего года, за который он уже получал отпускные, у нанимателя возникает право высчитать избыточную сумму, выплаченную по использованному за этот год отпуску. Размер удержания приравнивается к неотработанным дням увольняемого.

Вернуть излишне выплаченную сумму наниматель вправе при увольнении по любой статье, кроме следующих:

  • прекращение деятельности организации (ИП);
  • штатное сокращение организации (ИП);
  • отказ работника от перевода на иную работу по мед. показаниям;
  • отсутствие у нанимателя надлежащей работы;
  • замена собственника имущества;
  • призыв на действительную военную службу работающего;
  • восстановление ранее работающего гражданина на работе по решению суда либо трудовой инспекции;
  • нетрудоспособность работающего по медицинским показаниям;
  • смерть работника либо нанимателя;
  • чрезвычайные ситуации.

Таким образом, при увольнении работника по остальным основаниям, к примеру, по собственному желанию либо соглашению сторон и т. д. наниматель вправе удерживать излишне выплаченные отпускные за неотработанное время.

★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Как удержать избыточные выплаты отпускных?

Удержание избыточных выплат за неотработанные дни осуществляется только за тот годовой период, когда были выданы отпускные, о которых идет речь. Получать согласие работника на это нет необходимости. Весь процесс занимает немного времени и включает:

  1. Калькуляцию по избыточной сумме, выплаченной в счет отпускных.
  2. Издание приказа об исчислении высчитанной суммы возврата.
  3. Ознакомление сотрудника с приказом под его подпись.
  4. Собственно удержание необходимой суммы из расчетной выплаты при увольнении.

Но и тут наниматель вправе по закону вычесть только 20% из полагающихся сотруднику выплат на день увольнения. При этом важно соблюсти очередность. Сначала из зарплаты высчитывается НДФЛ, далее исчисляются суммы задолженностей на основании исполнительной документации. Читайте также статью: → “Налог на доходы физических лиц (НДФЛ): плательщики, налоговые вычеты, порядок уплаты».

Только после этого бухгалтерия высчитывает долг перед организацией из оставшейся суммы зарплаты. Общий размер удержаний не должен превышать 20% зарплаты. Это ограничение действительно для всех видов удержаний. При нарушении указанной очередности подобные исчисления в случае обращения к суду могут быть признаны неправомерными.

Примечательно, в остальных удержаниях, включая возврат денег по причине совершения счетной ошибки, наниматель должен заручиться письменным согласием на возврат избыточной выплаты.

Удержание избыточных выплат за отпуск производится на последний день работы увольняемого из полагающейся ему суммы окончательного расчета. Если в этот день уволенный отсутствовал, не работал, то сумму удерживают не позднее дня, который следует после того, как бывший сотрудник выставил требование о расчете. Читайте также статью: →Расчет отпускных выплат. Формула. Пример».

★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Бухгалтерия и стандартные контировки для отображения удержаний по избыточным выплатам отпускных

Фиксировать действия по удержанию избыточных сумм в бухучете следует исходя из рекомендаций письма Министерства финансов РФ № 07-05-13/10. Сообразно этому документу, бухгалтерия отображает удержание сторнировочными контировками:

  • ДТ 20, 23, 25, 26, 44 и др. («Траты на производство»), КТ 70 — избыточная выплата;
  • ДТ 96 (20, 26, 44 и т. д.), КТ 69 — страховые отчисления;
  • ДТ 70, КТ 68, субсч. «Расчеты НДФЛ» — исчисление подоходного налога;
  • ДТ 50, КТ 70 — возврат денег работником в кассу.

Указанные контировки уместны для пользования организациями, которые не создавали оценочное обязательство на платежи по отпускным. Счет по затратам используется тот же, что и для фиксирования зачисленных ранее отпускных.

Начисление за счет оценочного обязательства отображается так: ДТ 96, субсч. «Оценочное обязательство по отпускным», КТ 70 (сторнирование отпускных за неотработанный период). Скорректированные записи производятся по бухгалтерской справке.

Что делать, если сотрудник не согласен возвращать переплаченную сумму?

Трудовым кодексом (ст. 137) предусмотрен возврат избыточных выплат путем добровольного внесения работником необходимой денежной суммы в кассу. Но нередко возникают спорные ситуации, когда работник не согласен с решением нанимателя о возврате денег, с размером удержания. Тогда ход событий может развиваться в нескольких направлениях, но во всех случаях зависит от действий нанимателя.

Предпринимаемые действия нанимателя для разрешения спораПояснения
Выплата только той суммы, по которой нет споровСледует разъяснить сотруднику правовую основу, подкрепляющую действия нанимателя,

письменно либо устно договориться о внесении работником суммы возврата в кассу организации

Подать в суд на уволенногоУместно, когда все принимаемые меры по разрешению спора исчерпаны и не привели к должному результату
Не удерживать избыточные суммы с отпускных уволенногоОптимальный вариант, когда нанимателю неудобно, невыгодно судиться

Следует знать, что до удержания обычно дается соответствующее распоряжение нанимателя под ознакомление и подпись уволенного. И только после отказа сотрудника поставить подпись наниматель вправе перейти к кардинальным мерам, то есть подать в суд либо снять с уволенного обязательства по возврату избыточной суммы и не удерживать ее.

Чтобы обратиться к суду для дальнейшего разбирательства, нанимателю следует предварительно оформить отказной акт по несогласию бывшего сотрудника расписаться в приказе на возврат избыточных выплат. Составленный документ послужит весомой доказательной базой при судебном разбирательстве в пользу нанимателя.

Калькуляция размера удерживаемой суммы

Избыточная сумма выплаты равняется дням отпуска, которые не были отработаны на протяжении года. Один день отпуска — это конкретное число рабочих дней работающего гражданина. Высчитать это число можно следующим образом: число отпускных / 12 (число месяцев за год). Соответственно, при стандартном отпуске длительностью 28 дней на каждый отработанный месяц приходится 2,3 дня отпускных. Читайте также статью: →Калькулятор расчета отпускных в Excel».

Исходя из этого, следует производить калькуляцию необходимого размера удержаний:

Очередность калькуляционных действий при определении суммы возвратаОсобенности подсчетов
Подсчитать в месяцах остаток неотработанного рабочего времени (до конца года)Нецелые неотработанные месяцы при подсчете округляют:

если меньше половины месяца — исключают избыток, округлив к меньшему,

когда более половины месяца — избыток округляют до ближайшего целого

Скалькулировать длительность неотработанных отпускных (по дням):

число дней отпускных за 1 отработанный месяц * число месяцев, которые следует отработать

Округление нецелых чисел, получившихся по итогам подсчета, рекомендуется производить в пользу работника

Высчитать величину удержания:

длительность неотработанного отпуска (по дням) * среднедневной заработок

Среднедневной заработок определяется с учетом стандартов, представленных ТК РФ, ст. 139 и правительственным Положением о порядке исчисления зарплаты № 922

Отпускные выплаты относятся к тратам организации. Надлежащая корректировка проводится в период увольнения. Внесенная работником сумма возврата причисляется ко внереализационным доходам. Бухгалтерия учитывает ее месяцем, когда работника уволили.

Примечательно, в форме 2-НДФЛ отображаются расчетные суммы без удержания. Размер подоходного налога снижается за счет налоговой суммы с части удержанных денег уволенного. Возврат избыточного удержания НДФЛ засчитывается в снятии долга сотрудника перед организацией.

Пример 1. Калькуляция удерживаемой суммы излишней выплаты по отпускным при увольнении

А. В. Остров работал в ООО «Василек» с 1 декабря 2015 г. Его рабочий год должен был продлиться до 20 ноября 2016 г. В указанном периоде ему предоставлялся отпуск длительностью 28 дней. Средний заработок работника составил 230 руб. Но А. В. Остров уволился 30.06.2016. Производится калькуляция суммы, которую нужно удержать.

Данные для калькуляцииПодсчеты
Число дней отпуска — 28;

количество месяцев в году — 12;

число неотработанных месяцев уволенного — 5

Неотработанное время отпуска (по дням):

28 / 12 (месяцев) = 2,3 дня;

2,3 (дня) * 5 (число неотработанных месяцев) = 11 дней (с округлением)

Неотработанная часть отпуска — 11 дней;

средний заработок — 230 руб.

Сумма удержания:

11 дней * 230 руб. = 2 530 руб.

Получается, что уволенный не отработал 5 месяцев. Это значит, что ему выплатили лишнюю сумму отпускных, которую следует вернуть в кассу ООО «Василек». Итак, ООО «Василек» удержало 2 530 руб. из суммы зарплаты, выплаченной увольняемому А. В. Острову при расчете в последний день работы.

Пример 2. Удержание избыточной выплаты по отпускным при увольнении работника, стандартные контировки

П. В. Смирнов работал в ООО «Зорька» с 15.01.2016. Отпуск ему оформляли с 15.07.2016 сроком на 12 дней. После отпуска П. В. Смирнов проработал до августа и уволился по соглашению сторон 15.08.2016. Таким образом, он не доработал до конца рабочего года 5 месяцев.

Поскольку уволенный брал отпуск 12 дней за полный рабочий год, а не доработал 5 месяцев, то наниматель вправе вернуть избыточную выплату денег за 5 дней (12 / 12 = 1 день; 1 * 5 = 5 дней). В последний день работы П. В. Смирнову выдали причитающиеся выплаты, из которых была удержана сумма за неотработанные 5 дней по отпускным. Бухгалтерией использовались основные контировки:

  • ДТ 20 (26, 44 и т. д.), КТ 70 — зачисление зарплаты при увольнении;
  • ДТ 20 (26, 44 и т.д.), КТ 69 — взносы в ПФР;
  • ДТ 70, КТ 68 — исчисление НДФЛ;
  • ДТ 20 (26, 44 и т. д.), КТ 70 — снижение трат на сумму избыточных выплат по отпускным;
  • ДТ 20 (26, 44 и т. д.), КТ 69 — коррекция ПФР;
  • ДТ 70, КТ 68 — коррекция НДФЛ;
  • ДТ 70, КТ 50 — выдана зарплата.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1. Увольняется работник, которому отпускные давали авансом. Может ли наниматель удержать сумму за неотработанную часть отпуска?

Да, наниматель вправе, но не обязан удерживать из зарплаты увольняемого размер неотработанных отпускных. Согласие работника при этом не нужно. Исключение составляют увольнения по причинам, указанным в статьях Трудового кодекса РФ 77 (п. 8), 81 (пп. 1, 2, 4), 83 (пп.1, 2, 5, 6, 7).

Вопрос №2. Может ли наниматель удерживать излишне выплаченные суммы отпускных в большем размере, чем установлено законом, с согласия сотрудника?

Нет, здесь согласие работника ни на что не влияет. Законом предусмотрено удержание в счет загашения долга за неотработанные отпускные не более 20% от зарплаты. Наниматель обязан соблюдать это ограничение.

Вопрос №3. Где работник может посмотреть о произведенных удержаниях?

Ему должны выдать расчетный листок, где будут отображены все удержания с указанием их вида и суммы.

Вопрос №4. Когда наниматель вправе удержать из зарплаты сотрудника более 20%?

Чаще всего подобные удержания проходят через суд, который может вынести решение об исчислении 50% и более от зарплаты (ТК РФ, ст. 138, п.1). В отдельных случаях могут удержать до 70%. Подобные ситуации описаны в ФЗ № 90 от 30.06.2006 и не относятся к удержаниям по избыточным суммам отпускных.

Вопрос №5. Какие удержания могут производиться по распоряжению нанимателя?

Практикуются 2 варианта: излишние выплаты сотруднику в рамках трудовых отношений и в случае нанесения материального урона нанимателю.

Ссылка на основную публикацию